Abgleich Belege / Kontoauszug

[Matthias_Dortmund]

Hallo zusammen,

ich mache gerade die Prüfung 2025 bzgl. Belege (PDF 140 Seiten) und Kontoauszug (40 Seiten). Mein Fokus ist das Konto, das ist am Ende die Wahrheit. Aber pro Buchung den passenden Beleg zu finden, ist kein Spaß.

Natürlich gibt es Belege ohne Buchung und Buchungen ohne Beleg. Bisher nie etwas Wesentliches, aber schon störend. Zusätzlich gibt es auch schon mal Storno, Korrekturrechnung und neue Belastungen – das macht den Abgleich nicht einfacher.

Mich würden hier 2 Punkte interessieren:
a) Habt Ihr Tricks, um gröbere Fehler sicher zu erkennen?
b) Nimmt dotega einem diese Arbeit vollständig ab?

Gruß,
Matthias

[Horst_Koeln]

Hallo Matthias,

so geht es mir auch: Rechnung mit 2 Positionen per SEPA eingezogen, danach storniert und durch Korrekturrechnung ersetzt. Position 1 wurde erstattet, Position 2 mit der neuen Rechnung ein zweites Mal abgebucht. Betrag nur 6,58 EUR – aber trotzdem ein schönes Durcheinander. Dem damaligen Verwalter ist es nicht aufgefallen.

Ich habe mir über die Jahre folgendes Vorgehen angewöhnt:

Zuerst drucke ich Kontoauszug und Belege aus. Das sind bei uns auch gut 200 Seiten. Dann lese ich den Kontoauszug durch und markiere hohe, ungewöhnliche oder unklare Buchungen mit Textmarker und laufender Nummer.

Danach gehe ich die Rechnungen durch. Wenn ich eine Rechnung einer markierten Buchung zuordnen kann, suche ich die Nummer im Kontoauszug, markiere die Buchung als gefunden, schreibe die Nummer auf die Rechnung und lege sie beiseite. Wenn mir ein Beleg auffällt, den ich im Kontoauszug nicht markiert hatte, lege ich ihn ebenfalls zur Seite.

Als nächstes prüfe ich markierte Buchungen ohne gefundenen Beleg und auffällige Belege ohne zugeordnete Buchung. Was dabei unklar bleibt, maile ich der Buchhaltung mit den Fragen und nur den relevanten PDF-Seiten als Anlage. Bisher habe ich darauf immer brauchbare Antworten bekommen.

Mein Eindruck: Man muss nicht jeden Cent perfekt „detektivisch“ verfolgen. Aber mit diesem Ansatz findet man mit moderatem Aufwand die wesentlichen Probleme, falls es welche gibt.

Zu dotega: Nach meinem Verständnis nimmt dotega uns die Arbeit nicht vollständig ab. Die Plattform hilft bei Struktur und Transparenz, aber die inhaltliche Plausibilitätsprüfung bleibt Aufgabe der Selbstverwaltung. Die aktuelle Version ist hier noch nicht so gut. dotega arbeitet an einem Update, das hier deutliche Verbesserungen bringen wird.

Gruß,
Horst

[Matthias_Dortmund]

Hallo Horst,

ich bin Wirtschaftsprüfer, daher liegt mir der Ansatz nicht. Aber Recht hast Du!

Schönes WE,
Matthias